Het zal je niet ontgaan zijn: we zijn op zoek naar nieuwe bestuursleden. Eentje op korte termijn (bij de komende Algemene Leden Vergadering in februari), maar wellicht ook volgend jaar en zeker in 2020. Bij de komende vergadering is Anne-Claire aftredend en zij stelt zich niet herkiesbaar. Daarmee ontstaat dus een vacature. Sidney heeft bij zijn herverkiezing vorig jaar aangegeven dat dit zijn laatste termijn zal zijn, in 2020 is hij ook niet herkiesbaar.
Het bestuur is dus op zoek naar nieuwe kandidaten en hoopt dat er nu in ieder geval één, maar liever meer kandidaten zich melden voor deze functie. Maar wat houdt het in, en hoe werkt het?
Het bestuur verdeelt zelf de taken
Volgens de statuten worden bestuursleden door de vereniging gekozen, maar verdeelt het bestuur zelf de taken. Als je je nu kandidaat stelt en gekozen wordt, dan word je voor een termijn van 3 jaar benoemd. Dit betekent niet automatisch dat je de taken van Anne-Claire als secretaris en hoofd van de S&O-commissie overneemt. Je wordt bestuurslid, en in de eerste bestuursvergadering wordt besproken wie welke functie wil (voorzitter, secretaris, penningmeester of algemeen bestuurslid) en wie namens het bestuur in welke commissie zitting neemt. Een herverdeling is dus zeker mogelijk.
Taken en verantwoordelijkheden
Het bestuur zit er om namens de leden, en in het belang van de vereniging, alles in goede banen te leiden. Bij onze vereniging is dat geen moeilijke taak, omdat veel werk in de commissies is belegd en het bestuur dus vooral acties uitzet en hierover terugkoppeling krijgt vanuit de commissies. Veelal weten de commissies precies wat ze moeten doen bij verschillende activiteiten. Als zij ergens vastlopen is het bestuur er om ze verder te helpen, en soms neemt het bestuur een besluit waardoor de commissie opdracht krijgen sommige dingen te doen. Dit loopt altijd via het hoofd van de commissie.
Het bestuur is er om te zorgen dat de vereniging haar doelstellingen haalt binnen het beleid dat door het bestuur, met goedkeurig van en in overleg met de leden, is vastgesteld. Hierover wordt vaak bij de ALV gesproken, door het jaar heen wordt er uitvoering aan gegeven. Verder kent het bestuur de bevoegdheid om beslissingen te nemen namens leden over bijvoorbeeld uitgaven rondom producties. Ze moet er ook voor zorgen dat de geldstromen allemaal goed zijn en dat er geen onverantwoorde uitgaven gedaan worden of onverantwoorde risico’s worden genomen die de vereniging in gevaar kunnen brengen.
Verder voert het bestuur de administratie over leden, beheert het ledenbestand, int de contributies en is ook aanspreekpunt en springt in waar nodig als er problemen zijn met of tussen leden. Het bestuur vertegenwoordigt ook de vereniging bij externen (zoals Spant, de gemeente, etc.)
Hoe veel werk is het?
Een bestuursfunctie an sich brengt niet heel veel werk met zich mee. Omdat alles redelijk goed georganiseerd is, kan het bestuur vooral verder vooruit kijken en werken. Er wordt ongeveer 6x per jaar vergaderd: 2 langere vergaderingen op een avond en 4x door het jaar heen voorafgaand aan een repetitie (ongeveer anderhalf uur). Als penningmeester, secretaris of voorzitter heb je natuurlijk wat meer werk, maar binnen het bestuur worden taken en werkdruk goed onderling verdeeld en is het niet zo strak. Een algemeen bestuurslid kan best eens de agenda maken of notuleren, dit ligt niet altijd bij de secretaris. Indien nodig wordt er extra vergaderd, maar dit komt zelden voor. Je voorzitterschap van een commissie vergt niet veel extra tijd, omdat je ook in de commissie als lid de nodige tijd besteedt aan de commissie.
Soepele overgang
Omdat alles nu goed geregeld is binnen de vereniging, willen we graag een soepele overgang bewerkstelligen. Dit houdt in dat het nieuwe bestuurslid even de tijd krijgt om zich in te werken. Mocht deze toch secretaris worden, dan zal er een goede overdracht plaatsvinden. Je komt in een bestuur waarvan de anderen al een tijdje meedraaien en je prima op weg kunnen helpen. Voor de lange termijn zoeken we natuurlijk straks een nieuwe voorzitter. Misschien wil jij dat op termijn wel worden, in dat geval kun je mooi twee jaar meedraaien met het bestuur en dan het stokje overnemen. Maar dit is uiteraard geen verplichting, het kan ook dat één van de andere bestuursleden tegen die tijd voorzitter wordt.
Het mooiste van een bestuursfunctie is dat je veel verantwoordelijkheid hebt en actief bijdraagt aan wat de vereniging als geheel doet, en zorgen dat de leden en het publiek het naar hun zin hebben en kunnen genieten van toneel á la De Schakel. Hopelijk hebben we met bovenstaande informatie wat meer duidelijkheid gegeven over hoe het bestuur werkt en hoeveel tijd dit kost en hebben we hiermee mensen enthousiast kunnen maken.
Je kunt je kandidaat stellen conform artikel 6 van de statuten. Je moet minimaal 6 maanden lid zijn en je kandidaatstelling moet gesteund worden door ten minste 3 leden. Je kunt je ook direct bij het bestuur melden, en natuurlijk kun je bij het bestuur terecht als je nog verdere vragen hebt.
