We zitten weer midden in een productie waar weer veel informatie gedeeld moet worden met iedereen. Ook komen er weer een paar activiteiten aan waar natuurlijk over gecommuniceerd moet worden. Omdat er een aantal nieuwe leden zijn en het blijkt dat niet alles meer even duidelijk is, nog een keertje de manier waarop we hiermee omgaan.
In het clubgebouw
Belangrijke informatie wordt over het algemeen verteld in het clubgebouw op de repetitie-avonden. Dit is ook een mooie gelegenheid om mensen aan te spreken en vragen te stellen over vanalles en nog wat. Gebruik die gelegenheid! Echter, niet iedereen is elke repetitie aanwezig, dus wordt belangrijke info ook op andere manieren gecommuniceerd.
Ledensite
Alle relevante informatie vind je op de ledensite. Log in via www.toneeldeschakel.nl. Op het dashboard waar je terechtkomt zie je een overzicht van de meest recente en belangrijke informatie, zowel nieuwsberichten als activititeiten. Via het menu kun je onder ‘leden’ naar nieuws en activiteiten.
Onder nieuws vind je alle belangrijke berichten onder elkaar. Klik op een bericht om de hele inhoud te lezen. Onderaan de berichten kun je altijd naar de volgende klikken en er staat een overzicht naast van andere recente berichten. Onder het kopje ‘nieuws’ staat ook een knop ‘backstage’, dit zijn achtergrondartikelen die minder belangrijk maar wel leuk zijn. De komende tijd zal hier ook weer meer geplaatst worden. Denk aan interviews met (nieuwe) leden, achtergrondinformatie over een productie, etc.
In de agenda zie je bijvoorbeeld het schoonmaakschema, het repetitieschema (met alle repetities erin vermeld) en andere activiteiten zoals evenementen, decorbouwdagen, ledenfeest, etc. Je kunt rechts bovenaan kiezen voor verschillende weergaven (lijst, week, maand). Als het een activiteit betreft waar aanmelding voor gevraagd wordt, dan is dit ook de plek om je aan te melden. Er staat dan een formulier onder en een lijst met eerdere aanmeldingen. Zo kan de organisator van het evenement altijd raadplegen wie zich hebben aangemeld. Één plek om dit vast te leggen en te raadplegen, wel zo handig!
Verder vind je op de ledensite nog documenten zoals jaarverslagen, verslagen van nabesprekingen, notulen van bestuursvergaderingen, statuten en huisregels. Eigenlijk alles dus! Mis je wat? Geef het aan bij Sidney, misschien kan hij een aanpassing doen en de informatie toevoegen!
Nieuwsbrief
De nieuwsbrief is eigenlijk niets anders dan een periodieke verzameling van de berichten en activiteiten die op de site gepubliceerd worden. Oftewel: alles wat daarin staat, staat ook al op de website (behalve de wist-je-datjes). Voor het gemak krijg je hem per mail toegestuurd. In de nieuwsbrief staan, op verzoek, kortere versies of alleen inleidingen van berichten, zodat je snel kunt zien waar het over gaat maar de nieuwsbrief niet te lang wordt. Als je op de ledensite bent ingelogd, kun je vanuit de nieuwsbrief direct doorklikken naar het hele bericht en verdere acties doen, zoals stemmen op een poll of aanmelden voor een activiteit.
E-mail
We hebben een aantal e-mailadressen met doorstuurfuncties. Zo heeft elke commissie een mailadres om onderling een bericht in één keer naar iedereen van de commissie te kunnen versturen. Ook het bestuur heeft zo’n mailadres, waar iedereen naartoe kan mailen als je het bestuur wilt informeren of iets wilt vragen.
Daarnaast bestaat het mailadres leden@toneeldeschakel.nl. Dit adres wordt in principe niet gebruik voor algemene informatie of voor individuele berichten. Als er gevoelige onderwerpen zijn dan wordt dit helemaal niet per mail besproken, hebben we enige tijd geleden afgesproken. Zo worden discussies per mail voorkomen. Vanuit het bestuur wordt het adres gebruikt om bijvoorbeeld stukken voor een Algemene Leden Vergadering te versturen. Je kunt het ook gebruiken voor spoedberichten, bijvoorbeeld om aan te geven dat een activiteit op het laatste moment niet doorgaat of een tijd veranderd is. Gebruik het adres niet om je af te melden voor een repetitie, dat doe je bij de regisseur.
Ga dus spaarzaam om met de mail en als je leden wil informeren over iets algemeens (als crewlid of vanuit je commissie), mail het door aan Sidney zodat het op de website geplaatst kan worden en in de nieuwsbrief kan worden gezet. Dat is het kanaal (naast repetitie-avonden) voor informatie. Lees dus ook altijd de nieuwsbrief door en klik door op belangrijke berichten, en denk niet “als het écht belangrijk is krijgen we wel een mail”.
Duidelijk?
Hopelijk is deze uitleg duidelijk en weet iedereen de ledensite goed te vinden. Heb je hier vragen over? Stel ze dan gerust aan één van de bestuursleden. Of doe een goede suggestie voor betere informatiedeling!
